Dla większości klientów „koszt wysyłki w e-commerce” to jedynie kwota, którą widzą na stronie koszyka. Tymczasem dla sklepu internetowego pojedyncza paczka jest wynikiem kilkunastu czynników operacyjnych, finansowych i organizacyjnych.
Dopiero wszystkie razem tworzą realny koszt jednostkowy przesyłki e-commerce. Zrozumienie ich wszystkich pozwala świadomie planować marże, minimalizować straty oraz realnie obniżać koszty logistyki.
Stawka przewoźnika – wierzchołek góry lodowej
Na pierwszy plan w e-commerce wysuwa się oczywiście cena nadania: kurier, paczkomat, list. Jednak to dalej jedynie część całkowitego kosztu.
Na finalną stawkę wpływa m.in. sezonowość, liczba przesyłek miesięcznie, dopłaty paliwowe, gabaryty, ryczałty, a także dopłaty za doręczenia nietypowe, pobrania lub przesyłki ponadgabarytowe. Wiele sklepów płaci więcej za stabilność umowy niż za podstawową cenę przewozu.
Materiały opakowaniowe – taśma pakowa, karton, wypełnienia, etykieta
Nawet jeśli karton kosztuje 80 groszy, to realny koszt opakowania to suma kilku elementów. Składają się na nią m.in. karton lub koperta kurierska, taśma pakowa z nadrukiem (cennik zależy od rodzajów klejów i nośników) czy wypełniacz (papier, powietrze, wełna drzewna).
Do kosztu trzeba doliczyć także cenę etykiety termicznej czy amortyzację drukarki etykiet. Jeśli sklep używa opakowań ekologicznych lub premium – cena rośnie, czasem kilkukrotnie. Materiały to nie „drobne”, lecz realna część kosztu jednostkowego.
Robocizna, czyli czas pracownika przeliczony na minutę
Najbardziej niedoszacowany koszt w e-commerce to czas pracy człowieka. Pojedynczą paczkę trzeba:
- pobrać z regału,
- zeskanować,
- przygotować dokumenty,
- spakować,
- okleić i opisać,
- odłożyć na rampę lub przekazać kurierowi.
Wydaje się to oczywiste, jednak łączny czas na jedną paczkę potrafi wynosić od 2,5 do nawet 12 minut, w zależności od organizacji magazynu. A minuta pracy magazyniera czy pakowacza również kosztuje. Trzeba wziąć pod uwagę wynagrodzenie, składki, urlopy, szkolenia czy odzież BHP. Robocizna w praktyce często przewyższa koszt samego przewozu.
Koszty systemowe: oprogramowanie, ERP, WMS, integratory, etykiety
Wysyłka to nie tylko fizyczne pakowanie przesyłek. To również:
- abonament systemów do zarządzania magazynem,
- integracja z kurierami,
- generowanie dokumentów wysyłkowych,
- utrzymanie serwera,
- automatyzacje workflow.
Nawet jeśli koszt miesięczny jest niewielki, w przeliczeniu na paczkę bywa istotny – zwłaszcza przy małych wolumenach.
Ukryte koszty operacyjne wysyłki w e-commerce
Na realny koszt wysyłki w e-commerce składają się nie tylko materiały i fracht, ale też trudniej mierzalne obciążenia operacyjne:
- zwroty i pomyłki generujące podwójne pakowanie oraz dodatkowe wysyłki,
- obsługa klienta związana z reklamacjami, korektami zamówień i komunikacją posprzedażową,
- straty towarowe wynikające z uszkodzeń, zwrotów niepełnowartościowych lub konieczności przecen,
- koszty infrastruktury magazynowej (energia, amortyzacja stanowisk, sprzęt, powierzchnia),
- czas poświęcony na obsługę odbiorów kurierskich, kontrolę list i przekazywanie dokumentów,
- statystyczne ryzyko uszkodzeń, reklamacji i ubezpieczeń, które musi być wkalkulowane w cenę.
W praktyce te elementy potrafią podnieść średni koszt wysyłki o kilka, a nawet kilkanaście procent. Nawet jeśli jednostkowo wydają się nieistotne i nie są widoczne w prostym rozliczeniu paczki.
Koszty „mikro”, które kumulują się do makro
Warto uwzględnić również rolki taśmy pakowej zużywane przy błędnym zaklejeniu oraz odpad opakowaniowy. Istotny jest również czas na szukanie nieodłożonych produktów czy dodatkowe przesunięcia w magazynie. Liczą się również mikro przestoje pracowników. Pojedyncze sekundy i pojedyncze grosze kumulują się do realnej wartości, którą łatwo pominąć.
Świadome planowanie kosztów w e-commerce zaczyna się dopiero wtedy, gdy sklep przestaje patrzeć na wysyłkę przez pryzmat cennika kuriera, a zaczyna liczyć realny koszt operacyjny jednej paczki. Dla jednych będzie to 6–7 zł, dla innych – 15 zł lub więcej. Dopiero znając prawdziwy koszt jednostkowy, można budować marże, podejmować decyzje cenowe i optymalizować procesy pakowania.